La législation prescrit une durée de conservation des documents comptables. Par exemple, vous êtes amené à archiver les factures de vos clients et fournisseurs. Vous souhaitez connaître la durée de conservation des documents comptables imposée par la loi? Cet article vous dira tout ce que vous devez savoir sur cette période de conservation obligatoire. Des différentes méthodes de conservation aux risques liés à la non-conformité, en passant par les outils nécessaires.
Conservation des pièces comptables : comment faire?
Sommaire
Conservation des pièces comptables : comment faire?
Quelle est la durée légale de conservation des documents comptables?
Pourquoi devriez-vous tenir vos livres comptables?
Sanctions imposées
La tenue des pièces comptables est une nécessité pour contrôler l'activité de l'entreprise, mais aussi pour effectuer les déclarations à l'administration fiscale. Numérique ou papier, le choix vous appartient.
En optant pour une sauvegarde numérique de vos fichiers, vous évitez les risques de perte, mais vous assurez également la sécurité de vos documents. Vous pouvez choisir une solution d'archivage en ligne qui, en plus de la sécurité, vous garantit un accès facile et immédiat à vos documents.
Ensuite, vous pouvez choisir le logiciel de comptabilité pour votre entreprise qui convient à vos besoins et à votre budget. Toutefois, si vous optez pour une solution numérique, gardez à l'esprit que vous devrez respecter certaines obligations. Vous devez notamment être attentif aux conditions de conservation et veiller à la protection de vos données. L'objectif est de garantir l'intégrité des documents stockés, de maintenir la fiabilité et la valeur des documents originaux.
Quelle est la durée légale de conservation des documents comptables?
La durée de conservation dépend du type de documents stockés :
– Les factures clients et fournisseurs doivent être conservées 10 ans après la clôture de l'exercice comptable. Il s'agit d'une durée minimale pendant laquelle votre entreprise doit tenir les pièces comptables à la disposition des services de contrôle de l'administration. Si vous le jugez utile ou nécessaire, vous pouvez les archiver pour une durée supérieure à 10 ans. – Pour les contrats immobiliers, la durée de conservation est relativement plus longue. La loi exige qu'elles soient conservées pendant au moins 30 ans. – Pour les factures reçues par voie électronique, la durée de conservation est de 3 ans après la clôture de vos comptes. Il est également précisé qu'une facture reçue sous format numérique doit être conservée sous ce format pendant 3 ans, après quoi? Vous pouvez les conserver au format papier pendant 10 ans. – Les pièces commerciales enregistrées dans les écritures comptables sont conservées pendant au moins 5 ans. – Les documents fiscaux doivent être conservés pendant une période de 3 années civiles à compter de l'année au cours de laquelle la taxe est devenue exigible. Il s'agit notamment des déclarations sociales et fiscales, des cotisations de sécurité sociale et de la TVA. – Les documents relatifs aux déclarations d'entreprise ont une durée minimale de 3 ans, tandis que les documents d'entreprise spécifiques aux sociétés commerciales ont une durée minimale de 5 ans. Ces documents comprennent les statuts et les actes de la société.
Pourquoi devriez-vous tenir vos livres comptables?
La conservation des factures vous permet de garder une trace des transactions effectuées à temps. Ceci est utile pour tester les termes d'un échange, notamment en cas de désaccord avec un client ou un fournisseur.
Il est également essentiel d'être prêt à fournir des documents si les autorités fiscales le demandent lors d'un contrôle inopiné. En soumettant les factures requises, vous pouvez démontrer aux autorités fiscales que votre entreprise est correctement conforme.
De plus, en conservant vos documents, vous maintenez la traçabilité de vos déclarations. Choisir un cabinet comptable est une façon de les protéger. Vous bénéficiez ainsi d'un système spécialisé de gestion comptable en ligne.
L'accès à vos pièces comptables sera également simplifié et vous pourrez les retrouver à tout moment. Nous vous rappelons que la durée de conservation des pièces comptables est fixée par la loi et que vous devez la respecter.
Sanctions imposées
Vous risquez des sanctions si vous ne respectez pas ces durées de conservation ou si vous refusez de les divulguer. Par exemple, si vous ne pouvez pas accéder à vos documents lors d'un contrôle, le fisc peut considérer cela comme un délit et appliquer une taxe automatique sur votre chiffre d'affaires.